Focus Group Discussion (FGD) Tata Kelola Perpustakaan & Kearsipan Perguruan Tinggi Melalui Perspektif Pakar di Era Digital & Keterbukaan Informasi
Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Islam Malang merupakan salah satu unit di lingkungan Universitas Islam Malang yang secara tugas pokok dan fungsi memiki kewajiban untuk memberikan layanan prima kepada penggunanya. Diresmikan melalui SK Rektor Universitas Islam Malang Nomor : 276/Gl52/U.UPK/R/L.l6/II/2024 Tahun 2024 tentang perubahan bentuk dari yang awalnya Perpustakaan Pusat UNISMA menjadi Perpustakaan dan Kearsipan UNISMA membuktikan bahwa pimpinan institusi dan seluruh sivitas akademis sangat mendukung perkembangan positif terkait tata kelola organisasi informasi di lingkungan Universitas Islam Malang. Kegiatan diawali pembukaan dan sambutan oleh Wakil rektor Bidang Akademik dan Kerjasama Ibu dr. Hj. Erna Sulistyowati, M.Kes., Ph.D dan kepala perpustakaan dan kearsipan Ibu Dra. Hj. Lilik Ernawati F., M.Si.
Tujuan dari dilaksanakan kegiatan tersebut adalah untuk memberikan wawasan dan gambaran tentang pengembangan perpustakaan dan kearsipan pada lembaga pendidikan tinggi secara luas dengan tetap memperhatikan kemutakhiran layanan di era digital dan ketebukaan informasi saat ini serta mendukung Institusi dalam tercapainnya World Class University . Kegiatan focus group discussion (FGD) tersebut akan dilaksanakan secara daring dengan menghadirkan pakar sekaligus praktisi di bidang perpustakaan dan kearsipan, Bapak Muhammad Rosyihan Hendrawan, S.IP, M.Hum., (cand) Ph.D sebagai narasumber serta diikuti oleh seluruh sivitas akademis Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Islam Malang dan berbagai pihak terkait yang bersifat opsional.
Salah satu tantangan utama yang dihadapi oleh perguruan tinggi dalam pengelolaan perpustakaan dan arsip adalah beragamnya jenis dan format informasi yang tersedia, mulai dari dokumen digital hingga fisik. Selain itu, duplikasi data dan pengelolaan sumber daya informasi yang terpisah-pisah di berbagai unit kerja sering kali mengakibatkan ketidakefisienan. Dalam banyak kasus, sistem pengelolaan yang digunakan di berbagai unit belum terstandarisasi, sehingga sulit untuk mencapai harmonisasi dalam pengelolaan dokumen di seluruh institusi. Kendala lainnya adalah terbatasnya sumber daya manusia (SDM) dalam mengelola perpustakaan dan arsip, khususnya dalam hal pengelolaan data digital dan teknologi informasi. Hal ini menuntut peningkatan kapasitas SDM yang berkelanjutan. Dalam FGD tersebut, beberapa solusi diusulkan untuk mengatasi tantangan tersebut. Pertama, pentingnya digitalisasi koleksi perpustakaan dan arsip untuk meningkatkan aksesibilitas dan memastikan keberlangsungan informasi dalam jangka panjang. Digitalisasi memungkinkan perpustakaan dan arsip untuk mendokumentasikan sumber daya mereka secara lebih aman dan mudah diakses oleh seluruh sivitas akademika.
Kedua, dibahas pentingnya standar yang terintegrasi dalam tata kelola informasi. Penggunaan standar internasional, seperti ISO 11620 untuk pengukuran kinerja perpustakaan dan ISO 14721 untuk pengarsipan digital, dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen perpustakaan dan arsip. Standar ini memberikan panduan tentang bagaimana sistem informasi harus dikelola, baik dalam pengumpulan, preservasi, maupun penyediaan akses data. Selain itu, perlu adanya penguatan kerjasama internasional untuk memperluas akses ke sumber daya akademik dari universitas-universitas di seluruh dunia. Kerjasama ini memungkinkan perpustakaan di perguruan tinggi untuk berkolaborasi dalam pinjam-meminjam koleksi, pertukaran data, dan pengembangan repositori digital yang dapat diakses secara internasional.
Dalam diskusi untuk mencapai status World Class University, perpustakaan dan arsip berperan penting dalam mendukung indikator utama WCU. Perpustakaan menyediakan akses ke sumber daya akademik berkualitas tinggi, seperti jurnal ilmiah internasional dan basis data penelitian. Hal ini mendukung pengembangan penelitian berkualitas yang dapat diakui di tingkat global, sekaligus meningkatkan jumlah kutipan dari karya-karya akademik yang dihasilkan oleh sivitas akademika perguruan tinggi. Peran arsip dalam mendukung WCU tidak kalah penting, terutama dalam penyimpanan dokumentasi riset dan sejarah institusi yang dapat digunakan sebagai referensi bagi penelitian selanjutnya. Pengarsipan yang baik juga membantu perguruan tinggi dalam membangun reputasi yang kuat di tingkat global dengan menjaga keutuhan dan kredibilitas dokumen-dokumen penting yang menjadi warisan institusi. Lebih lanjut, perpustakaan dan arsip dapat meningkatkan visibilitas global perguruan tinggi melalui publikasi terbuka dan akses ke repositori digital. Hal ini akan memperkuat reputasi perguruan tinggi dalam kolaborasi internasional, memperluas jaringan akademik global, serta meningkatkan daya tarik bagi fakultas dan mahasiswa internasional.
Hasil FGD menunjukkan bahwa perpustakaan dan kearsipan memiliki peran strategis dalam mendorong perguruan tinggi menuju status World Class University. Karena komponen yang sering terlupakan pada WCU adalah University Heritage, yang dimana di dalamnya terdapat Perpustakaan, Arsip, Galeri dan Museum. Untuk itu, diperlukan peningkatan tata kelola melalui digitalisasi koleksi, penerapan standar internasional, penguatan kompetensi SDM, serta kolaborasi dengan lembaga internasional.
Rekomendasi utama yang dihasilkan dari FGD ini antara lain:
- Digitalisasi: Mengakselerasi proses digitalisasi perpustakaan dan arsip untuk memperluas aksesibilitas informasi.
- Standarisasi: Menerapkan standar internasional dalam pengelolaan perpustakaan dan arsip untuk meningkatkan efisiensi.
- Pengembangan SDM: Meningkatkan kompetensi pengelola perpustakaan dan arsip melalui pelatihan berkelanjutan.
- Kerjasama yang luas: Mengembangkan jaringan kerjasama dengan asosiasi, forum, universitas dan institusi internasional untuk berbagi sumber daya dan memperluas akses global.
Dengan penerapan rekomendasi-rekomendasi ini, perpustakaan dan kearsipan di perguruan tinggi diharapkan dapat berperan lebih signifikan dalam mewujudkan cita-cita perguruan tinggi menuju World Class University.