Kebijakan Organisasi Perpustakaan dan Kearsipan Universitas Islam Malang (UNISMA)
Di Universitas Islam Malang (UNISMA), Perpustakaan dan Kearsipan merupakan bagian integral dari ekosistem akademik dan administrasi universitas kami. Kebijakan organisasi ini dirancang untuk memastikan bahwa semua kegiatan perpustakaan dan kearsipan dilakukan dengan standar profesional, efisiensi, dan integritas yang tinggi, serta untuk mendukung visi dan misi universitas. Berikut adalah panduan kebijakan yang mengatur operasional dan layanan kami:
1. Pengelolaan Koleksi
Kebijakan Pengadaan Koleksi:
- Koleksi perpustakaan akan dikembangkan berdasarkan kebutuhan akademik, tren penelitian, dan umpan balik pengguna. Pengadaan akan dilakukan dengan mempertimbangkan relevansi, kualitas, dan keberagaman sumber informasi.
- Dalam kearsipan, dokumen dan arsip akan dikumpulkan, disimpan, dan dikelola sesuai dengan kebijakan akuntabilitas dan kepatuhan yang berlaku di universitas.
Kebijakan Katalogisasi dan Pengindeksan:
- Semua bahan pustaka dan arsip akan dikatalogisasi secara sistematis untuk memudahkan pencarian dan akses. Data katalog akan diperbarui secara berkala untuk memastikan akurasi dan kelengkapan informasi.
2. Layanan Pengguna
Kebijakan Peminjaman dan Pengembalian:
- Pengguna dapat meminjam buku dan sumber daya perpustakaan dengan menggunakan kartu anggota yang valid. Buku yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu untuk menghindari denda keterlambatan.
- Untuk arsip, pengguna harus mengajukan permohonan akses dan mengikuti prosedur yang ditetapkan untuk memastikan bahwa arsip yang diakses dikelola dengan baik dan aman.
Kebijakan Layanan Referensi:
- Staf perpustakaan akan memberikan bantuan dan bimbingan dalam pencarian informasi dan penggunaan sumber daya. Pelayanan akan dilakukan dengan profesionalisme dan kecepatan, memastikan kepuasan pengguna.
3. Pengelolaan Arsip
Kebijakan Penyimpanan dan Keamanan:
- Arsip akan disimpan dalam kondisi yang sesuai untuk menjaga integritas dan keawetan dokumen. Pengelolaan arsip akan mematuhi standar keamanan yang ketat untuk melindungi informasi sensitif dan berharga.
- Akses ke arsip terbatas pada individu yang berwenang, dan prosedur akses akan diterapkan untuk memastikan bahwa penggunaan arsip dilakukan sesuai dengan kebijakan privasi dan kepatuhan.
Kebijakan Pemeliharaan dan Restorasi:
- Arsip yang memerlukan pemeliharaan atau restorasi akan ditangani oleh tenaga ahli atau dengan menggunakan teknik yang sesuai untuk memastikan keberlanjutan dan kualitas dokumen.
4. Penggunaan Teknologi
Kebijakan Teknologi Informasi:
- Teknologi informasi akan digunakan untuk meningkatkan efisiensi layanan perpustakaan dan kearsipan, termasuk sistem manajemen katalog, basis data digital, dan alat bantu pencarian.
- Staf akan dilatih untuk menggunakan teknologi terbaru dan mengikuti perkembangan dalam bidang manajemen informasi untuk memastikan layanan yang optimal.
5. Pelatihan dan Pengembangan Staf
Kebijakan Pengembangan Profesional:
- Staf perpustakaan dan kearsipan akan mengikuti pelatihan reguler untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.
- Pelatihan akan mencakup aspek teknis, pelayanan pengguna, dan pengelolaan arsip untuk memastikan bahwa staf dapat memberikan layanan yang berkualitas tinggi dan profesional.
6. Evaluasi dan Perbaikan
Kebijakan Evaluasi Layanan:
- Layanan perpustakaan dan kearsipan akan dievaluasi secara rutin untuk menilai efektivitas dan kepuasan pengguna. Hasil evaluasi akan digunakan untuk melakukan perbaikan dan peningkatan layanan.
- Umpan balik dari pengguna akan diterima dan dianalisis untuk mengidentifikasi area yang memerlukan perhatian dan penyesuaian.
7. Kepatuhan dan Etika
Kebijakan Kepatuhan:
- Semua kegiatan perpustakaan dan kearsipan akan mematuhi peraturan dan kebijakan yang berlaku di UNISMA serta hukum dan regulasi yang relevan.
- Etika profesional dan integritas akan dijunjung tinggi dalam setiap aspek operasional, termasuk pengelolaan informasi, layanan pengguna, dan interaksi dengan komunitas akademik.
Dengan kebijakan ini, Perpustakaan dan Kearsipan UNISMA berkomitmen untuk memberikan layanan yang unggul, mendukung kebutuhan akademik dan administratif, serta menjaga standar tinggi dalam pengelolaan informasi dan arsip. Kami percaya bahwa melalui kebijakan yang jelas dan diterapkan dengan konsisten, kami dapat memenuhi harapan pengguna dan berkontribusi pada pencapaian tujuan universitas.